Les 2 erreurs de planification de fête les plus courantes et comment les éviter

Planification De Fête

J'ai travaillé dans l'hôtellerie pendant plus de 10 ans et j'ai été témoin de nombreux événements en tant que serveur, barman, équipe d'installation et de nettoyage.

2 erreurs de fête courantes à éviter

Yutacar, CC0 via Wikimedia Commons

Que vous planifiez une réception de mariage, un événement d'entreprise, Noël ou une fête d'anniversaire, éviter ces deux erreurs peut faire la différence entre être l'événement de l'année et être oublié le lundi.

Les fêtes sont des expériences. Leur valeur réside dans les souvenirs créés.

Une grande fête est une fête mémorable, et une bonne planification permettra aux gens de parler de l'événement pendant des années. Les détails qui font qu'un parti se démarque dépendent de nombreux facteurs, mais il y a deux choses que les partis ennuyeux ont en commun : une mauvaise allocation budgétaire et une séance prolongée.

Je travaille dans l'hôtellerie depuis plus de dix ans. J'ai été témoin d'une tonne d'événements de tous types et j'ai remarqué que ces deux erreurs font que les invités partent tôt. J'ai entendu des invités à de nombreuses reprises discuter de leur fatigue et de leur envie d'aller au lit, ou planifier en petit groupe de se cacher et de se retrouver dans un pub. Voici comment éviter ces deux erreurs majeures.

Les gens ne vont pas rester pour les fleurs.

Erreur #1 : Mauvaise allocation budgétaire

Il est facile de planifier une fête incroyable si vous avez un budget énorme, mais la plupart du temps, nous devons être sélectifs quant à la destination de cet argent. Je ne peux pas compter combien de fois je suis entré dans un lieu magnifiquement décoré et j'ai pensé, Wow! Ces gens doivent être chargés ! seulement pour découvrir que les boissons vont être très chères et qu'il n'y aura pas de vin au dîner.

Avec toutes les belles photos sur Pinterest, il est facile de se laisser prendre à planifier le décor le plus élaboré, mais les gens ne vont pas rester pour les fleurs. En fait, à la fin du dîner, les tables seront en désordre. Les choses seront déplacées, abandonnées, renversées, etc. Le décor est une belle façon d'accueillir vos invités, mais il ne fera pas durer la fête.

Lors de la budgétisation, privilégiez un bar ouvert

Cela peut sembler contre-intuitif, mais l'alcool est un excellent moyen de créer des souvenirs. Les êtres humains sont des créatures sociales. Ce sont nos interactions avec les autres qui créent des souvenirs durables (Kensinger et al.). Malheureusement, pour beaucoup de gens, il est difficile de s'ouvrir et d'établir des liens sans un peu d'alcool. Même les personnes confiantes deviennent plus extraverties avec un buzz. Les gens sont plus susceptibles de se diriger vers la piste de danse et de parler à des inconnus lorsqu'ils sont ivres. Si les boissons sont chères, les gens boiront beaucoup moins. Il en résulte souvent que les invités se sentent inhibés. Ils restent proches des personnes qu'ils connaissent bien et finissent par partir avec eux à la recherche d'un cadre plus confortable et de boissons moins chères.

Cela ne signifie pas que vous devriez essayer de faire perdre tous vos invités. Cela peut rendre votre événement mémorable pour de mauvaises raisons. Je ne vous suggère pas non plus de faire pression sur quelqu'un pour qu'il boive s'il ne le veut pas. Je suggère que rendre les boissons alcoolisées facilement accessibles aux invités qui souhaitent boire et qui sont assez âgés pour le faire légalement, peut avoir un impact important sur le déroulement de votre fête.

Budget pour un bar ouvert. Planifiez ensuite le décor avec ce qui reste.

Ma recommandation

Budget pour un bar à toonies (2 $/consommation si vous n'êtes pas canadien) ou un bar ouvert. Planifiez ensuite le décor avec ce qui reste. Un excellent moyen de réduire le coût du bar est de louer un lieu, comme une salle, qui vous permet de fournir votre propre alcool. Cela réduira considérablement le coût des boissons, tout en vous donnant la liberté de choisir les marques que vous servez, le barman que vous engagez et votre traiteur également !

Erreur n° 2 : garder les invités tranquillement assis pendant trop longtemps

Qu'il s'agisse d'une remise de prix, de discours ou de clips vidéo, j'ai vu beaucoup trop d'événements où les invités sont maintenus assis dans un silence quasi total pendant des heures. Cela a tendance à faire en sorte que de nombreux invités partent au moment où ils peuvent se tenir debout. Toute la séance rend les gens fatigués. Ce sont les événements où les gens ont hâte de rentrer se coucher.

Divertir les invités

Ce n'est pas la même chose que d'avoir des divertissements qui font rire, bavarder et applaudir les invités. En fait, je recommande fortement d'investir dans un divertissement de qualité. L'un des problèmes de s'asseoir en silence est que les gens se sentent souvent mal à l'aise de se lever pour prendre un verre.

Malgré mes recommandations ci-dessus, je crois que l'alcool est assez toxique. Les personnes qui ont bu quelques verres et qui ont développé un buzz le remarqueront lorsque les effets se dissiperont. Alors qu'ils sont assis là à dégriser, le côté amusant de l'alcool disparaît et ils commencent à se sentir très fatigués ( Alcool et fatigue ). S'asseoir tranquillement ne donne pas non plus aux clients la possibilité d'interagir et de créer des liens qui leur donnent envie de rester.

Ne gardez pas les invités assis plus d'une heure à la fois.

Ma recommandation

Essayez de ne pas garder les invités assis plus d'une heure à la fois. Raccourcissez les longues remises de prix en commençant les remises de prix pendant le dîner. Les gens peuvent faire attention et manger en même temps. Donnez à vos orateurs des limites de temps pour leurs discours. Si les discours suivent le dîner, donnez aux invités un avertissement de 5 ou 10 minutes pour qu'ils prennent un verre, se dégourdissent les jambes et se mêlent un peu avant le début des discours. Si vous ne pouvez pas raccourcir les choses, faites une pause de 15 minutes.

Encourager l'interaction sociale

Rappelez-vous que les fêtes sont Social rassemblements. Ils sont amusants parce qu'ils sont Social . Pour éviter que votre fête ne soit un flop, utilisez votre budget et votre temps pour créer une atmosphère qui rend l'interaction sociale amusante et facile même pour les introvertis du groupe. Si votre objectif est une remise de prix longue, approfondie et bien décorée ou quelque chose du genre, annulez le DJ et la danse et économisez de l'argent, car la plupart des gens n'iront pas aussi loin de toute façon.

Ouvrages cités

• Kensinger, Elizabeth A. et al. 'Comment les interactions sociales affectent la précision de la mémoire émotionnelle : preuves issues des paradigmes de récupération collaborative et de contagion sociale.' NCBI , https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC4942488/
• 'L'alcool et la fatigue.' Harvard Health Publishing, Harvard Medical School , https://www.health.harvard.edu/mind-and-mood/alcohol-and-fatigue/